Jira_タスクを自動作成する方法

やりたいこと

①営業が契約段階で顧客から聞いた状況をフォーマット(必要なタスクを洗い出すためのもの)にまとめる。②プロマネが上記フォーマットに記載された情報から必要なタスクをまとめる。③必要なタスクのうち毎月発生するタスクを製造・サービス部門の担当者のプロジェクトボードに毎月自動で登録する。

営業→開発で必要なタスクについて、コミュニケーションエラーがなくなり、効率的・正確に業務を行えると思いました。

上記の自動化のためにScript Runnerを使います。

毎月(又は毎週)決まった日時にタスク作成のスクリプトを実行する設定

Script RunnerでScheduled Jobsを設定します。

↓まずは実行する日時を指定

↓実行するスクリプトを入力します。

タスクを作成するスクリプト

↓サンプルとして、以下のタスクとサブタスクを作成するスプリプトを上記に入力します。プロジェクト:ACCT(経理)、エピック:支出管理、タスク:会社名(JAM=日本財産経営)・タスクの種類(支出管理)・スプリプトを実行したときの年月(202011)、サブタスク:①総振_請求書格納_Driveへ受領した請求書をPDF化し格納、②総振_支払情報反映_Driveへ格納した情報を支払管理シートへ入力・・・⑰クレジットカードの仕訳をMF会計に登録

エンジニアではないので、スクリプトがいけてないかもしれませんが、とりあえずこれで動きます。

https://docs.google.com/document/d/e/2PACX-1vRXQBLrMtebwyuQancChDX1lq3sMriKLup2RsZ-DiBOFXNUwLlydfA4oTBVkJFROgYctbrj_DLhXmSK/pub?embedded=true

↓実行した結果です。

まとめ

とりあえず、これで一応やりたいことは達成できると思います。

もっとも、これだけではプロマネがフォーマットからスクリプトを作らなければなりません。

今後の開発予定としては、タスクやサブタスクの入力値を特定のエクセルやスプレッドシートシートから値をとってくるように設定して、自動で作成できるようにしたいと思います。

今後やりたいこと一覧

その他、やりたいことを一覧にすると、

Jira:

①作成するタスクに詳細なconfluenceを自動で紐づけてタスクに詳細なインフォメーションをつける。

②Slackにタスク作成・割り当て・担当者完了・レビュー完了を自動通知

③タスクの作業時間を集計

④タスクに標準業務時間を設定

CRM:

①CRMの営業管理のための情報からJiraでタスクの自動作成(製造・サービス部門に情報を自動連携)

②CRMの営業管理のための情報から契約書を自動作成

③CRMから電子契約ツールに自動アップロード

④CRMの営業管理のための情報から、契約書を顧客にチャット・メール・郵送等の希望する方法で自動送信

このあたりの自動化はおそらくほとんどの企業に適用できて、利益貢献への効果が高い(営業や開発が本来業務に使える時間が増える)ので、なんとか実装したいと思います。理屈の上ではどれも設計上はそこまで難しくありません。

後書き:まとめると簡単にできたように見えますが、結構時間がかかりました。上のスクリプトの作成も一日がかりです。タスク作成のスクリプトとサブタスク作成のスクリプトは2時間くらいでできました。しかし、作成したタスクにサブタスクを紐づけるための、Jiraのタスクが保存されている場所からのレスポンス情報の使い方がわからず、15時間くらい調べたりコードを書き直して実行しました。Jiraの開発者コミュニティで聞いてなんとか解決しました。

公認会計士・税理士 上原英知

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