Jiraを導入(カンバン方式による業務工程管理)

導入の背景

各業務の知識があっても、業務をミスなく効率的に行うことためには、業務工程の分解が必要だと感じていました。現状は税制の概要や申告書や添付資料などの作成ツールとしてエクセルシートで準備を進めていたところです。

しかし、単なる計算ツールとして使うならともかくとして、業務工程表や制度概要についてまとめるには、エクセルシートを使うのは作成に時間がかかりすぎる上に見づらいと感じていました。

↓が研究開発税制の適用を行うための業務用エクセルファイルです。1つめのシートに入力すると各申告書別表に数値が飛んで、自動計算して必要な書類の作成が完結します。作成過程で別表のどこに何が書いてあるか、計算構造が詳細に理解できるので、こういった計算ツールとしての利用は問題ありません。しかし、2つめの業務工程を作成しようとしたところで、もう少しいい管理方法があるのではないかと思いました。

以下の点でエクセル管理は問題があります。そこで、jiraの導入を決めました。

①手順を詳細に書くときに時系列や内容によってひとまとめにしづらい。仮にひとまとめにしたとしても見づらい。

②全体的に視覚的に見づらい。

③進捗がわかりづらい。※1次チェックが終わったときにエクセルに〇を入力するような運用になってしまう。誰がその工程を行ったかの履歴も確認しづらい。通知も飛ばせない。メモアプリなどとの連携もしづらい。

④業務詳細など文字が多くなると、エクセルに入力するのが大変で作成コストがかかる。

⑤業務詳細を別シートにまとめるなどすると、シートの枚数が多くなるうえ、項目を探しづらい。↓のエクセルファイルは20枚のシートがあります。

Jiraの概要

オーストラリアの企業です。時価総額は2兆円以上で、顧客にトヨタ、ソニー、NASAなどがいます。(というより多数の世界的な大企業が導入しています。)

カンバン方式(トヨタの業務管理手法)をテンプレートで使えば、ツール上でカンバン方式による管理を実施することもできます。10人以下の企業であれば無料で使えます。

事前に業務内容・トリガーをカスタマイズしておけば、やるべき業務、完了した業務などがツール上に表示されます。これにより、業務を振り分けておいて、誰かが業務を完了した場合に他の人のTO DOリストに自動で載せることができます。また、Slack(チャットツール)やTrello(メモツール)と連携して同期することもできます。

目指す運用

概要に書いた通りですが、業務工程の管理の自動化により、業務のミスの削減と効率化を目指します。

また、同じ会社のconfluenceというwikiツールを使って、業務の詳細(例えば、業務管理ツールには載せないような税法や労働法社会保険関連法令の趣旨や概要や申請書類)をストックして改正があるとアップデートするとともに、必要に応じて、業務の詳細をPowerPointなどでダウンロードして配布できるようにしたいと考えています。

導入の相談があれば、ご連絡ください。

公認会計士・税理士 上原英知

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