DocuSign Gen for Sales forceで契約書を自動作成する方法

DocuSign Gen for Salesforceで契約書を自動作成する方法を解説します。

まずは、SalesforceDocuSignDocuSign Gen for Salesforceを導入する必要があります。いずれも無料トライアル期間があるのでお試しください。

セッティングについての説明は割愛します。

上記が導入できたら、DocuSign Gen for Salesforceの画面に行ってください。

Document Generationの右のConfigureを押す。

画面が移るので、Create a Template Configurationを押す。

画面が移るので、Add Template NameとSelect Data Sourceを入力して右下のCreateを押す。

画面が移るので、Addを押してフィールドを追加して、Salesforceの顧客情報を選択して右下のNextを押す。

画面が移るので、UploadFilesを押して、契約書文言の作成ルールをカスタマイズした契約書をアップロードして右下のNextを押す。

契約書文言の作成ルールをカスタマイズした契約書

↓のようなものです。なお、幣事務所とご契約いただければ作り方をお教えします。

画面が移るので、Salesforceの顧客管理画面に契約書自動作成ボタンを作る。

ボタンに表示するラベルを入力して、右上のFinishを押してください。これで、契約書テンプレートの作成は完了です。

Salesforceの顧客管理画面に行く。

顧客から契約の承諾を得て案件をクローズした状態にしてください。その後、右上にある先ほど作った契約書自動作成ボタンを押してください。※同様の流れで税務・法務・労務契約書を作りました。ここからは税務・法務・労務契約書を使った画面キャプチャです。

契約書が作成される。

引き続き電子契約に進むには、Send for Signatureを押してください。

DocuSignで電子契約をする。

作成された契約書が表示されるので、右上のNextを押してください。

画面が移るので、Add RecipientでSales Forceに登録されている顧客を検索して入力しSelectを押す。

その後、右上のNextを押してください。

送信前のプレビューが表示される。

問題なければ右上の送信を押してください。

契約相手にメールが届く。

契約相手は文書の確認を押します。

契約相手には↓の画面が表示される。

契約相手が完了を押すと契約が完了します。※↓は署名した後の画面です。

契約の両当事者にメールが届く。

完了済みの文書を表示の画面からは、電子署名のレコードが確認できます。タイムスタンプ・使用IPアドレス・署名者のメールアドレスがログとして残るため、後々に証拠として使えます。これ自体でも、契約相手方が自己のメールアドレスに他人が同じIPアドレスでアクセスしたなどと主張しなければならないため、ほとんどの場合は証拠が否定されることはないはずです。※ちなみにgmailなどはセキュリティ上、他人のデバイスがアクセスしようとするとはじかれてメールを閲覧できません。

重要な契約などをより慎重に行いたい場合

契約相手に追加の書類の添付を求めることも可能です。

Adobe Acrobat Reader などでも、電子署名があることは確認できます。もっとも、電子署名の内容自体はDocuSignが管理していると思われるので、後々開示が必要な場合はDocuSignに開示請求を行う必要があると考えられます。

以上です。お読みいただきありがとうございました

公認会計士・税理士 上原英知

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