なぜ管理が必要か

管理が必要な理由

管理が必要な理由については次の2点に集約されると思います。

経営判断の高度化

情報コストを下げることによる業務のマニュアル化

管理により達成する目的

管理により達成する目的は次の3点に集約されると思います。

経営判断の高度化による収益機会の増加と事業リスクの低下

マニュアル化によるコストの削減

マニュアル化による事業の拡大

管理が必要な理由について

経営判断の高度化

管理をするということは、企業活動をパターン化しデータ化するということです。パターン化データ化できないものは通常は管理対象に入りません。一例をあげると、営業におけるその場の空気にあった雑談というのは、パターン化できません。基本的にはデータ化する意味もありません。※なお、こういった雑談を記録(データ化)して、一定の成功法則を見出して活かすということであればパターン化データ化できるということになります。

一方で、【何分で雑談を切り上げる。】【商品説明は何分で行う。】などはパターン化データ化が可能で管理可能な典型的な事例です。かかった時間を記録し、実際に販売実績につながったかを記録することは、会社(又は部署レベル)の営業方針の判断を高度化させることに役立ちます。他には、営業所単位の企業活動を管理することにより、新規営業所の設立などの経営判断も高度化されます。

情報コストを下げることによる業務のマニュアル化

ハンバーガーチェーンを例にすると、パン生地を作る工程、ハンバーグを作る工程、ケチャップを乗せる工程、ハンバーガーを仕上げる工程、販売の工程などがあるとします。これを例えば、見て覚えるだとか作って覚えるだとか、いわゆる職人的な業務にはせず、ハンバーグを作る手順1・・・、手順2・・・などのように業務をパターン化データ化するというのがマニュアル化です。

経営判断の高度化による収益機会の増加と事業リスクの低下

業務をパターン化データ化していると経営判断が高度化されるというのは上述の通りです。しかし、経営判断が高度化されるとどういったメリットがあるのでしょうか。ビジネスを行う限りは利益の最大化が目的のはずですから、利益の最大化に与えるメリットという観点からメリットを述べます。

経営判断の高度化によるメリットの一つ目は、収益獲得機機会の増加です。例えば、どういった場所でどういった販売方法をしてどういった属性の相手に売れるのかということをパターン化データ化していると、今後商品を作ったり、販売を拡大させる機会が得られ、その際に根拠が明確になっていると大きく投資をしやすく、また、失敗のリスクを低下させることができます。その結果、利益が増加します。

管理により達成する目的について

マニュアル化によるコストの削減

先のハンバーガーチェーンの例では、ハンバーガーを作る手順1・・・などのようにマニュアル化する話をしました。このマニュアル化にはどういったメリットがあるのでしょうか。まず、1つ目に、文書化されていることで手順を教えたり、手順を覚えるまでの時間が短縮され、コストが下がります。2つ目に、マニュアル化をしていれば、手順ごとの時間や業務内容が把握できるため、機械の導入やその他業務改善が可能かがわかり、業務改善ができればコストが下がるとともに業務の質も向上します。3つ目に、分業が可能になるため、業務の速度があがるとともに手順を覚えるまでの時間が短縮されます。

一方で、上記3つの理由だけでは、例えば全ての手順を高速・高品質でできるスーパーマンがいれば、結果的にマニュアル化していない場合とコストが変わらないこともありえます。

マニュアル化による事業のスケーラビリティの拡大

もちろん上記の例で言うと、世の中の人全員が高速・高品質でハンバーガーを作って販売するまでの業務をできるスキルがあればいいですが、実際はそうではありません。事業拡大のために、そのようなスキルがある人材を雇うという戦略をとるとなると、非常に時間がかかります。そもそも、ハンバーガー作りと販売のエキスパートが世の中にそんなにいないので時間をかけても採用できないかもしれません。

そこで、マニュアル化により、少しの時間で誰でも高速・高品質で業務ができるようにしなければなりません。マニュアル化をすることで、事業の拡大が可能になるのです。

まとめ

以上のように、管理とは利益の増加と事業の拡大のために役立ちます。事業の拡大についていえば、管理は必要な要件とすら言えます。

会計は単なる数字の報告だと思っている人は専門家ですら多いかもしれませんが、そもそも、業務設計として数字が適切に把握できるようにしていないと利益の拡大や事業の拡大はできないのです。

適切な会計ができるとは、適切に業務が管理されているということが要件になっているので、会計をサポートするのは管理全体の業務設計がセットになってきます。よって、業務設計も弊社にご相談頂ければと考えています。

公認会計士・税理士 上原英知

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